Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost TotalMedia Group s.r.o., se sídlem Osadní 869/32, 170 00 Praha 7, IČ 03829227, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 238284 (dále jen „Společnost“ nebo „my“).

Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat:

• e-mailem na info@totalmedia.cz,
• písemně na adrese sídla Společnosti,
• telefonicky na čísle +420 774 498 402.

2. Na co se zásady vztahují

Zásady se týkají osobních údajů, které zpracováváme jako správce: údajů návštěvníků tohoto webu, zájemců o naše služby, kontaktních osob zákazníků a dodavatelů a uchazečů o zaměstnání.

Při realizaci zakázek můžeme zpracovávat také osobní údaje uložené v systémech našich zákazníků. V takovém případě je správcem příslušný zákazník a my jsme zpracovatelem podle čl. 28 GDPR; podmínky upravuje smlouva o zpracování osobních údajů.

Zpracování osobních údajů našich zaměstnanců upravují pracovní smlouvy a interní směrnice.

3. Účely, právní základy a doba uložení

Zpracováváme pouze údaje, které jsou pro daný účel nezbytné. Poskytnutí údajů je dobrovolné; bez nich ale nemůžeme vyřídit vaši poptávku, uzavřít a plnit smlouvu nebo posoudit vaši přihlášku.

Poptávky a komunikace přes web, e-mail a telefon

• Údaje: jméno, název firmy, e-mail, telefon, typ zakázky, obsah zprávy a případná příloha.
• Účel: vyřízení poptávky, příprava nabídky a jednání o smlouvě.
• Právní základ: provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); u dotazů, které se smlouvy netýkají, náš oprávněný zájem na odpovědi (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uložení: po dobu jednání; pokud smlouva nevznikne, nejdéle 1 rok od poslední komunikace.

Údaje z poptávkového formuláře se na webu neukládají do databáze, pouze se odešlou e-mailem; příloha se přiloží k e-mailu a na webu nezůstává.

Zákazníci a dodavatelé

• Údaje: jméno a příjmení kontaktní osoby, pracovní pozice, e-mail, telefon, fakturační a korespondenční adresa, IČ a DIČ.
• Účel a právní základ: uzavření a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); plnění zákonných povinností, zejména účetních a daňových (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR); ochrana našich právních nároků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uložení: po dobu trvání smluvního vztahu a dále 3 roky po jeho skončení. Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 10 let.

Uchazeči o zaměstnání

• Údaje: jméno a příjmení, e-mail, telefon, životopis a další údaje, které nám sami poskytnete.
• Účel a právní základ: výběrové řízení a jednání o uzavření pracovní smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Doba uložení: do skončení výběrového řízení, nejdéle 6 měsíců od přijetí přihlášky. Déle, nejvýše 2 roky, jen s vaším výslovným souhlasem (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), který můžete kdykoli odvolat.

Návštěvníci webu: zabezpečení a provoz

• Údaje: IP adresa, typ prohlížeče, čas přístupu, technické záznamy serveru.
• Účel a právní základ: zajištění bezpečnosti a funkčnosti webu, ochrana formulářů před zneužitím a spamem (oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uložení: pro ochranu formulářů ukládáme IP adresu pouze v nevratně zašifrované (hashované) podobě po dobu 15 minut; serverové záznamy nejdéle 3 měsíce.

Analytika a marketing

• Údaje: online identifikátory (cookies), informace o chování na webu a o interakci s reklamou.
• Účel a právní základ: měření návštěvnosti, zlepšování webu a zobrazování relevantní reklamy, pouze s vaším souhlasem (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích).
• Doba uložení: podle typu cookie, viz kapitola Cookies.

Vložené video z YouTube

Video se z YouTube načte až poté, co kliknete na jeho přehrání. Používáme režim se zvýšenou ochranou soukromí (youtube-nocookie.com). Po kliknutí se společnosti Google předá zejména vaše IP adresa a údaje o přehrání; dále se řídí jejími zásadami. Do té doby se na YouTube nic neodesílá.

Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky.

4. Kdo má k vašim údajům přístup

K osobním údajům mají přístup pouze poučení zaměstnanci a spolupracovníci vázaní mlčenlivostí.

Poptávku předáme značce ve skupině, které se týká. Freemason a BLACKONE jsou divize naší společnosti. Poptávky na weby, e-shopy a online marketing předáváme společnosti SEO optimalizace s.r.o., Harmonická 1384/13, 158 00 Praha 5, IČ 24745065, která je dále zpracovává jako samostatný správce.

Údaje můžeme svěřit pečlivě vybraným zpracovatelům, se kterými máme uzavřenou smlouvu podle čl. 28 GDPR:

• poskytovatelům hostingu, e-mailových a cloudových služeb,
• poskytovateli účetních a daňových služeb,
• poskytovateli analytických a reklamních nástrojů (Google), pouze pokud jste k tomu udělili souhlas s cookies.

Údaje dále poskytujeme orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon. Osobní údaje nikdy neprodáváme.

5. Předávání údajů mimo Evropskou unii

Společnost Google LLC může údaje zpracovávat i v USA. Předání probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-U.S. Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

6. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR),
• právo na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR),
• právo na výmaz v zákonem stanovených případech (čl. 17 GDPR),
• právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
• právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR),
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21 GDPR),
• právo kdykoli odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním (čl. 7 odst. 3 GDPR); souhlas s cookies změníte tlačítkem Nastavení cookies v patičce,
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Svá práva uplatníte e-mailem na info@totalmedia.cz nebo písemně na adrese sídla. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce. Abychom vaše údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.

7. Cookies

Cookies jsou malé textové soubory, které web ukládá do vašeho prohlížeče. Nezbytné cookies používáme vždy, protože bez nich web nefunguje správně. Analytické, marketingové a preferenční cookies používáme pouze s vaším souhlasem, který udělujete v cookie liště. Do udělení souhlasu běží měřicí nástroje Google v režimu Consent Mode, kdy se neukládají žádné analytické ani reklamní cookies.

Svůj souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat přes odkaz Nastavení cookies v patičce webu. Cookies můžete také smazat nebo zablokovat v nastavení svého prohlížeče.

8. Zabezpečení osobních údajů

Přijali jsme technická a organizační opatření, která chrání osobní údaje před neoprávněným přístupem, změnou, ztrátou nebo zneužitím: zejména šifrovanou komunikaci (HTTPS), řízení přístupových oprávnění, pravidelné zálohy a aktualizace systémů a smluvní závazky mlčenlivosti. Tištěné dokumenty uchováváme v uzamčených prostorách.

9. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady pravidelně aktualizujeme. Aktuální znění je vždy zveřejněno na této stránce.